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外贸部操作员岗位职责
目 录
一、业务员职责规范
二、业务员管理规范
三、例会交流管理规范
四、文件管理规范
五、邮件使用规范
六、电脑管理规范
七、客户档案管理规范
八、客户开发及管理规范
九、客户询单处理规范
十、样板管理规范
十一、订单管理规范
十二、应收帐款管理规范
十三、投诉处理规范
十四、保密要求
业务员职责规范
1、分析并分级客户管理；
2、建立良好的客户关系；
3、依据事实，书面化作业；
4、规范操作，更要自动、自发；
5、关注事态发展，并及时汇报；
6、获得并高效执行订单；
7、找到新产品开发机会；
8、货款的及时、安全回收。
业务员管理规范
1、业务员必须严格按照公司管理规范，按照流程进行规范工作：
1）做好客户服务工作，及时回复客人问题，当日事、当日毕；客户邮件原则上应在24小时内回复，如果因特殊原因回复不了，应向客户解释原因并告知具体回复时间；
2）做好订单跟进工作，保证客户订单按时、按质、按量完成；
3）建立和完善客户档案，保证客户资料的完整性和有效性；
4）不断学习最新产品知识，做好新品推广工作；
5）客户至上，提供超出客户期望的优质服务；
2、每个业务人员都配备一台计算机，业务人员必须严格遵守公司电脑管理规范。不得在不经过对方或部门经理同意下查阅或拷贝其它同事电脑资料。
3、发给客人的传真及邮件署名，按照公司统一签名格式。
4、业务员所有对外报价都要统一格式，涉及到价格调整，货期特别要求，付款方式等与公司基本
要求不一致的情况下，必须经销售经理确认之后方可对外报价。
5、无论何种原因形成的业务员离职，都必须进行业务交接。
例会交流管理规范
1、销售部定期召开周工作例会和月工作例会。不定期召开相关主题销售会议，根据需要，销售部客户要求其他部门配合同事参与。
2、在例会上每个人分别汇报上周（月）工作情况和下周（月）工作计划；交流工作经验，提出实际困难，集思广益予以解决。
3、销售例会要求所有相关人员准时参加，不得无故缺席。
文件管理规范
1、所有文件按照统一规定存放，任何人不得擅自随意存放文件；
2、公司要求业务员在公司服务器一个以自己名字为名字的文件夹，里面包含下面的子文件夹：
1）CUSTOMER：将所有客人的资料，订单资料和来往记录存放在该文件夹里，本文件夹里再按照国家分成不同的子文件夹，然后是客人文件夹，其他根据实际情况再建立子文件夹，或直接存放文件，所有文件都必须在名称上加上日期，如2009年1月1日发给西班牙NEVIR的文件存放方式应为：CUSTOMER/SP/NEVIR090101。
所有的订单相关的资料也要放在CUSTOMER该文件夹下对应的国家名/公司名/订单编号文件夹下，如SPAIN订单PLK-276的唛头资料，存放位置为：CUSTOMER/SP/NEVIR/PLK-276/文件名；订单文件一般包括：S/C，PO，CI，PACKINAG LIST和B/L等，以及一些客户的其它文件，如FORM A，ROHS CERTIFICATE等。
下面请参看文件命名方式及要求：
（1）S.C.: 即公司给客人的销售合同，按照统一格式进行合同制作，合同命名规则为：PLK-XXX-客户简称，XXX指流水号，根据公司订单情况进行流水编号；如有更改，按照更改的次数进行编号，如第一次修改为：PLK-XXX(Rev.1)-客户简称；第二次修改为：PLK-XXX(Rev.2)-客户简称；
（2）P.I.：即形式发票，按照实际需要客人付款而制作，命名规则同S/C一致，即PLK-XXX-客户简称。
（3）C.I.：即商业发票，按照实际情况进行制作，命名规则同S/C一致，即ILK-XXX-客户简称；
（4）PACKING LIST：即装箱单，按照实际情况进行制作，命名规则同S/C一致，即PLK-XXX
（5）B/L草稿：即提单确认资料，用于与船务公司进行提单内容的确认，命名规则为相对应的销售合同单号，即改为PLK-XXX BL Draft
（6）ORDER PIC：即订单图片，要求对每张订单的所有资料拍照留底，照片包括：单个产品、丝印内容、产品包装、外箱（能清楚看到正唛、侧唛）、以及客人提供的设计图、效果图等有关该订单的图片和资料。按照订单号命名文件夹。
（7）B/L：将所有订单的B/L或电放单扫描保存在该文件夹中，命名同订单号一致，即PLK-XXX BL
（8）Debit Note：用于追收帐款而用的，命名为DBN-客户名-YYMMDD（即年月日，如090101）。
2）E-mail：用于存放outlook的文件（详见《邮件使用规范》）；邮件每个月备份一次，将完整EMAIL文档存放在公司服务器上，保留最后一次备份的即可。
外贸部服务器
1）产品文件:下面分五个文件夹，产品图片, 标准包装图片, 包装刀模文件，彩页和证书.①产品图片：用来存放产品图片，每个产品型号一个文件夹，里面放该产品的相关图片。
②标准包装图片:用来存放我司的常规包装文件，包括AI，JPT和相关支持图片，每个产品一个文件夹，如有彩盒，吸塑两款以上常规包装，则在产品下面分子文件夹表示。
③包装刀模文件: 用来存放包装的刀模文件，子文件夹以产品型号来命名，客户自已设计包装时可以提供刀模线文件给客户。
④彩盒: 用来存放彩页图片。
⑤证书: 用来存入我司产品的认证证书及检测报告。下面又分为RoHS, CE, FCC等证书类别，下面子文件夹以产品型号命名。
2）展会:用来存放展会相关的图片和资料。文件夹命名规则：年月+地址+展会名称，如：0906迪拜China Sourcing Fair，下面在分别存放相关资料，如宣传页资料，展会图片等
邮件使用规范
1、每个业务员都有一个独立的以公司名称为后缀的电子邮件；
2、公司销售部门对外宣传使用统一的电子邮箱（Britty@hotwellcn.com），但在实际业务中，业务员可以使用公司分配的电子邮箱；
3、公司不允许业务员使用公司分配指定之外的个人电子邮箱作为公司业务联系；
4、业务员要根据年份形成该年度的邮件文件名，如2008年的邮件统一命名为2008+业务员英文名.pst，2009年的邮件统一为2009+业务员英文名.pst；
5、业务员的邮件一般分为下面四大类：
1）Customer：主要用于存放客人的往来邮件和沟通内容，并按照国家进行分类，在国家下面再由客户公司名的文件夹；
2）Business Assistant：用于存放广告、B2S、认证公司等其他业务支持公司的往来邮件；
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